1. Godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat af seneste møde.
3. Ny forpagter til restauranten
4. Orientering fra forretningsudvalget
5. Økonomisk rapportering v/Kurt Rotbøl.
6. Generalforsamling
Dato?
På valg er:
Formand Dan B. Larsen
Formand for juniorudvalget Claus Dahlbom
Formand for turneringsudvalget Tom Øhlenschlæger
Formand for begynderudvalget Henning T. Hansen
7. Orientering fra de enkelte udvalg.
8. Næste møde:15. oktober 2008
9. Eventuelt.
Tilstede var: Kurt Rotbøl (KR), Tom Øhlenschlæger (TØ), Claus Dahlbom (CD) Ebbe Seligmann (ES), Henning T. Hansen (HH), Niels Krarup (NK), Egon Julius (EJ) og Dan B. Larsen (DBL)
Afbud fra Lene Godtfredsen (LG) – så referatet er undtagelsesvist forfattet af DBL
Ad
1. Godkendt
2. Godkendt.
3. DBL orienterede om Forretningsudvalgsmødet den 3.9., hvor Forretningsudvalget havde besluttet at imødekomme den potentielle nye forpagters ønsker om en om- og tilbygning af klubhuset, hvis forpagteren på sin side kunne og ville imødekomme nogle nærmere specificerede økonomiske krav fra klubbens side. Forpagteren havde umiddelbart før bestyrelsesmødet bekræftet at ville imødekomme klubbens krav – og hans pengeinstitut havde samtidigt bekræftet, at de ville stille de nødvendige garantier. DBL blev derfor pålagt at udforme en forpagtningsaftale og få den underskrevet snarest.
På forespørgsel oplyste KR, at klubben ikke vil kunne finansiere om- og tilbygningen uden låneoptagelse (i hvert fald ikke, hvis ikke al anden aktivitet i klubben samtidigt skal sættes i stå) spørgsmålet om finansiering skal derfor godkendes af klubbens generalforsamling. På grund af sagens hastende karakter (klubhuset skulle jo gerne stå klart til sæsonstart) drøftedes det, at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling til behandling af dette spørgsmål alene. Det besluttedes dog at undlade dette og sætte spørgsmålet på dagsordenen til den ordinære generalforsamling i slutningen af november – og indføje et forbehold om generalforsamlingens godkendelse af finansieringen i forpagtningsaftalen.
Der var dog enighed om – på trods af dette – straks at sætte gang i tegning og projektering af om- og tilbygningen. Der nedsættes i den forbindelse et byggeudvalg, hvor byggekyndige medlemmer af klubben inddrages i processen – så ikke bare forpagterens ønsker, men også klubbens ønsker bliver tilgodeset.
Straks når en forpagtningsaftale er underskrevet orienteres alle medlemmer via hjemmesiden.
4. I forlængelse af Forretningsudvalgsmødet har der været afholdt møde med træneren. Nogle uklarheder i fortolkningen af kontrakten var blevet løst uden problemer. Jacob havde i den forbindelse spurgt, om de indviklede bonusbestemmelser ikke simpelthen kunne afløses af en fast løn?
Dette ønske gav anledning til en evaluering af Jacobs første år som træner i VGK.
Alle var enige om, at forløbet havde været så godt og tilbagemeldingerne fra medlemmerne så entydigt positive (uanset om man spørger ung, gammel, elitespiller eller nybegynder), at klubben kun har grund til tilfredshed. Der var derfor enighed om at imødekomme ønsket, da alle var enige om, at det element af kontrolsystem bonusaftalen indeholder ikke er nødvendigt. Forretningsudvalget forhandler detaljerne på plads med Jacob og udarbejder tillæg til hans ansættelsesaftale.
Ved samme lejlighed havde Jacob ytret ønske om at ansætte en assistenttræner – helt konkret Thomas Daugaard. Han var ganske klar over, at klubbens holdning ville være, at noget sådant skulle være omkostningsneutralt og havde derfor foreslået, at finansieringen fordeltes med 1/3 til ham, 1/3 til Erhvervsklubben og 1/3 der skulle komme i kassen via salg af Thomas’ timer.
Erhvervsklubben havde på forhånd givet tilsagn om at ville løfte sin 1/3 – klubbens risiko består derfor i, at Thomas ikke sælger tilstrækkeligt mange timer. Efter nogen forhandling – hvorunder der blandt andet fremkom tilsagn om at ville sponsorere 20.000 kr. årligt af udgiften – besluttedes det at imødekomme ønsket, da klubbens økonomiske risiko herefter skønnedes at være særdeles begrænset. Det må således forventes at Thomas Daugaard tiltræder som trænerassistent fra næste sæsons begyndelse.
5. KR gennemgik økonomien. Det ser fint ud, indtægterne følger budgettet – og årets resultat forventes at blive tæt på det budgetterede, selvom vejret har drillet og har påvirket green fee indtægterne i negativ retning
6. Generalforsamlingen afholdes som altid sidste torsdag i november – i år altså den 27. november kl. 19.00
DBL, TØ og HH erklærede sig alle tre villige til at modtage genvalg. CD derimod mente ikke at kunne afse den nødvendige tid til at være formand for juniorudvalget, men agter at fortsætte som menigt medlem af udvalget. Juniorudvalget indstiller selv Henrik Friis til valg som ny formand – et forslag bestyrelsen bakker op om.
EJ oplyste, at selvom han ikke stod for tur, ønskede han at trække sig som formand for sportsudvalget. Ligesom CD begrundede han det med manglende tid. Der er lagt mange spændende visioner frem for klubbens junior og elitearbejde og EJ vil gerne være en del heraf – men som menigt medlem af udvalget. Bestyrelsen arbejder frem til mødet den 15.10.2008 på at finde et forslag til en kvalificeret afløser for EJ.
7. EJ: Planlægningen af en ny sæson er i fuld gang.
HH: Udvalget har kørt 12 – 14 ekstra begyndere igennem her ved sæsonafslutningen. Tiltaget med gruppetræning har fungeret godt. Udvalget er gået i gang med at planlægge den nye sæson og planlægger både vennematch (sammen med turneringsudvalget) og ”golfens dag”. Da vi åbenbart udklækker begyndere til andre klubber bør vi måske overveje at lade en større del af begynderbetalingen gå tilbage til dem, der vælger at melde sig ind?
TØ: DGU har meddelt, at de lægger beslag på banen den 23./24. maj 2009 til Royal Tour II for herrer. Varde Kommune mesterskaber afvikles som planlagt den 4. oktober, men det lykkedes aldrig at finde en sponsor. Så de 4 deltagende klubber deler omkostningerne i mellem sig. Borgmesteren kommer og overrækker præmierne.
CD: Det har været et fantastisk år i juniorafdelingen – ikke bare har klubben fået sin første landsholdsspiller, men mange andre juniorer har vist flotte resultater – således var 4 spillere med helt fremme ved afgørelsen af årets junior cup. Der er mange flere spillere til juniortræning nu – og man drømmer om en stor hvervekampagne næste år.
NK: Fremlagde planerne for for den fortsatte renovering af banen (oplægget offentliggøres i sin helhed på hjemmesiden). En del af af ideerne gav anledning til spørgsmål og drøftelser. Udvalget arbejder videre med idekataloget.
8. Næste møde den 15.10. – der er på forhånd afbud fra ES.
9. Der var ønske om at indføre mulighed for at lukke banen i korte perioder, ved besøg af grupper på mere end 16 personer. Der var enighed om, at vi ikke har råd til at gå glip af green fee indtægter i den størrelsesorden og, at vi derfor tillader banelukninger – der annonceres i god tid (og kun på hverdage) – for besøgende grupper med mindst 16 deltagere.
DGU har spurgt om vi vil være værter for en såkaldt DrengeCamp i juli måned? Det er i dagene 12. Til 16. Juli – hvor banen ikke er særligt belastet og det vil være en god oplevelse for de af vore egne drenge, der er hjemme i perioden. Der var enighed om at imødekomme ønsket, der er omkostningsneutralt for klubben – og sandsynligvis vil tilføre restaurant og pro-shop en pæn omsætning.
Vision 2010 tages væk fra hjemmesiden. Den er blevet uaktuel og skal erstattes af en ny i løbet af næste år.
Det indskærpes i forbindelse med en ny forpagtningsaftale, at der ikke må nydes medbragt mad og drikke på klubhusområdet i restaurantens åbningstid.
I forbindelse med ombygningen bør det overvejes om vi kan finde alternative – og billigere – opvarmningsmuligheder. Oliefyret er en dyr løsning.
Ref. DBL
